La información es un término que se puede utilizar en muchos sentidos. En general, se considera que es una indicación del entorno real, su estado y qué procesos tienen lugar en él. La información familiariza al receptor con el entorno e influye en sus acciones.
Gracias a la información, una persona se adapta de la misma manera que el entorno externo se adapta a los cambios. También se puede definir la información como datos que son interpretados por una persona específica gracias a su conocimiento.
En otras palabras, lo que es información para una persona puede ser solo palabras vacías para otra.
Características de la Información
Importancia
La información debe ser relevante para el problema en cuestión. Informes, mensajes, resúmenes, etc. a menudo contienen partes insignificantes que dificultan la comprensión y hacen que el consumidor se sienta insatisfecho.
Precisión
- La información debe ser lo suficientemente precisa, ya que se debe confiar en ella, y debe ser adecuada para el propósito previsto.
- No existe tal cosa como la precisión absoluta, aumentar el nivel de precisión aumenta el costo, pero no necesariamente aumenta el valor de la información.
- El nivel de precisión debe estar relacionado con el nivel de toma de decisiones involucrado.
Integridad
Idealmente, toda la información necesaria para la toma de decisiones debería estar disponible. En el mundo real, por supuesto, esto nunca sucede. Lo que generalmente se requiere es información completa sobre los elementos clave del problema.
Esto significa que para garantizar que se cumpla la condición de identificar los factores clave, debe existir un estrecho contacto entre los proveedores de información y los usuarios. Hay que confiar en la fuente para que la información tenga valor.
Distribución en el tiempo
- Una buena información es aquella que se comunica en el momento de su aparición. Hasta cierto punto, la necesidad de velocidad puede entrar en conflicto con la necesidad de precisión, aunque las técnicas de procesamiento modernas pueden producir información precisa muy rápidamente.
- Los retrasos en la recopilación, el procesamiento o la transmisión de datos pueden convertir información potencialmente valiosa en algo inútil.
- También es importante distribuir correctamente la información que se produce periódicamente a lo largo del tiempo. La información debe producirse con una frecuencia adecuada al tipo de decisión que se toma o la actividad involucrada.
- A menudo, los informes se producen de manera planificada a intervalos bastante arbitrarios (diarios, semanales, mensuales, etc.) sin conexión con el ciclo de tiempo de las actividades involucradas.
- En los niveles operativos, esto puede significar exigir que la información esté disponible prácticamente todo el tiempo, por ejemplo, en la pantalla de una computadora, pero en otros niveles, serán apropiados intervalos más largos y no estarán determinados por simples reglas de calendario.
Detalles
La información debe contener hasta el último detalle consistente con una toma de decisiones efectiva. Cada dígito en exceso significa más espacio de almacenamiento, más procesamiento, más asimilación y posiblemente peores decisiones. El nivel de detalle debe variar con el nivel de la organización: cuanto mayor sea el nivel, mayor será el grado de compresión y suma.
A veces, la información, especialmente en los niveles más bajos, necesita ser extremadamente detallada para ser útil. Pero la regla general es: la menor densidad con el uso más eficiente. Debido a la necesidad de ser concisos y dirigir la atención donde se necesita, las notificaciones de excepción a menudo se usan para controlar la información.
La notificación de excepción es un sistema de informes que se enfoca en problemas en los que el desempeño se desvía significativamente de la forma estándar o presupuestada.
Un ejemplo de notificación de excepción es la tecnología contable de control presupuestario, en la que los gastos reales se comparan artículo por artículo con los gastos previstos o presupuestados. Las diferencias menores se considerarán aceptables, pero cuando las diferencias excedan dichos niveles, se resaltarán.
Canales de comunicación
Para que se pueda utilizar, la información debe comunicarse a través de un canal de información. La comunicación incluye el intercambio mutuo de hechos, pensamientos, valoraciones de valores y opiniones.
El proceso de comunicación puede tomar muchas formas: conversaciones cara a cara, conversaciones telefónicas, reuniones informales y formales, conferencias, memorandos, cartas, informes, etc.
Cualquiera que sea el proceso, la comunicación tendrá éxito cuando el remitente y el destinatario lleguen a una opinión común sobre el contenido de un mensaje en particular.
El canal de comunicación debe ser seleccionado de acuerdo a los siguientes elementos: la naturaleza y propósito de la información, la velocidad requerida y, sobre todo, los requerimientos del usuario.
Un producto típico de los sistemas de información formales es un informe impreso o un resumen tabular. Por supuesto, hay aplicaciones para todo esto, pero hay evidencia de investigación que muestra que muchos gerentes, especialmente en los niveles más altos, reciben la mayor parte de su información oralmente. Utilizan informes escritos únicamente con el propósito de corroborar la información recibida previamente.
Otras características de la información
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