Un diagrama de flujo, también conocido como diagrama de actividad, es una herramienta de organización que permite a las personas evaluar, mejorar y comunicar sus ideas más fácilmente. Es un diagrama utilizado para describir los pasos que se deben seguir durante la implementación de un proyecto.
En otras palabras, un diagrama de flujo es una representación gráfica de una determinada actividad. Esta representación es gráfica ya que las personas se enfocan en dibujar diferentes símbolos y dentro de ellos representan los procesos que seguirán para su proyecto. Los diagramas de flujo se caracterizan por un orden secuencial, ya que las diferentes etapas descritas están conectadas cronológicamente.
Características de un diagrama de flujo
Apelación a la simplificación
Uno de los propósitos principales de crear un diagrama de flujo es expresar ideas brevemente. Por esta razón, las personas usan oraciones cortas cuando describen procesos.
El objetivo es dejar claras las etapas del proyecto para todos los participantes.
Se produce en poco tiempo
Después de que las personas especifican los procesos que seguirán sus proyectos, se enfocan en delinearlos. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que, según la cantidad de pasos, algunos gráficos pueden tardar más en completarse que otros.
El uso de símbolos permite que el diagrama sea claro y ordenado. Además, evita ideas confusas o repetitivas.
Encontrar problemas e identificar nuevas soluciones
- Al describir los procesos, las personas aprenden qué fallas pueden afectar el desarrollo del proyecto. Por regla general, estos problemas son causados por el entorno, la falta de algunas soluciones materiales o externas, que en cierto modo paralizan la actividad.
- Sin embargo, gracias a estas falencias surgen nuevas ideas, ya que las personas, al ver las posibles dificultades, buscan otras soluciones para culminar los procesos a tiempo. Así, se observa que los diagramas de flujo son importantes porque permiten estudiar hasta los más mínimos detalles.
Proveer información y organizar ideas
Al hacer un diagrama de flujo, las personas tienden a recordar más rápido la información presentada en cada proceso. Esto es posible porque las personas asocian las ideas descritas con los símbolos donde se representan; es decir, facilitan la comprensión de los pasos del proyecto.
Al construir un diagrama de flujo, las personas se enfocan en analizar y comparar diferentes procesos para organizarlos secuencialmente. El objetivo es que los pasos descritos tengan una estructura lógica para que las personas puedan identificar posibles riesgos y cambios en sus actividades.
Símbolos en el diagrama de bloques
Un diagrama de flujo consta de uno o más procesos, y cada una de estas etapas debe representarse con un símbolo diferente, pero los símbolos no son elegidos de forma aleatoria porque se usan universalmente.
Los símbolos más importantes se mencionarán a continuación:
Terminal
Tiene forma de óvalo y en su interior suelen encontrarse las palabras inicio o fin. Se usa para saber dónde comienza y termina un proceso o subproceso.
De entrada y salida
Tiene la estructura de un paralelogramo. Este símbolo se utiliza para indicar la entrada y salida de datos, su propósito es mostrar los resultados esperados.
Proceso
Se representa como un rectángulo y describe la acción u operación a realizar.
Línea de flujo
Es una flecha larga; se utiliza para indicar el orden secuencial de procesos e hilos. Esta línea se puede colocar en cualquier dirección (arriba, abajo, derecha e izquierda) y gracias a ella se unen diferentes pasos del proyecto.
Decisión
Esta forma de diamante, muestra los dos caminos que puede tomar un proceso o hilo. Por lo tanto, dentro de este símbolo hay palabras sí, no, verdadero o falso.
Anotación
Este símbolo se coloca para agregar información adicional sobre un proceso o subproceso, por lo que se representa como un rectángulo abierto que une, a través de una cadena, el proceso que intenta explicar.
Otros
Un proceso definido, conector de página, conector de página, nota explicativa, archivo, línea de comunicación, operación o cinta magnética son otros símbolos de diagrama de flujo menos comunes.
Programas de diagramas de flujo
- Los beneficios de usar software de diagramas de flujo son significativos en términos de tiempo y costo. Imagine un técnico o un ingeniero que está lidiando con la representación gráfica manual de un proceso complejo con cientos o miles de datos, solo la más mínima falta de atención o desinformación y horas de trabajo se habrán perdido con considerables pérdidas de dinero.
- El software ayuda en esto tanto desde el punto de vista del tiempo y el costo, como también desde el punto de vista del control. De hecho, una de las principales ventajas del software es la capacidad de comprobar la coherencia de todo el proyecto e identificar errores durante la fase de diseño y creación del proceso.
- Esto permite a quienes están desarrollando el proceso corregir rápida y fácilmente los errores que podrían haber influido en las etapas posteriores del proceso, logrando mejoras significativas.